Kostpreferenser bröllop: fråga rätt i OSA och skicka en färdig lista till cateringen

Snabbsvar: så frågar ni om kostpreferenser

Den här guiden handlar om hur ni frågar och samlar in. Vilka kosttyper som finns och vad cateringen ska kunna hittar ni i specialkost bröllop. Veganskt tema på hela menyn finns i veganskt bröllop, och själva OSA-processen i OSA bröllop.

Varför "Allergier?" ger dåliga svar

Frågar ni bara "Allergier eller specialkost?" får ni ofta tre sorters svar: tomt fält, "nej" från någon som borde ha skrivit något, och en lång mening som cateringen inte kan tolka. Det beror sällan på slarv. Gästen vet inte hur detaljerat hen ska svara, eller tror att "lite känslig i magen" inte räknas.

Tre saker brukar göra svaren bättre:

• •Fråga per person, inte per inbjudan. Är ni bjudna som par eller familj blir det lätt ett gemensamt svar som gäller en av er.
• •Skilj på allergi och preferens. Cateringen hanterar en nötallergi helt annorlunda än en gäst som helst äter vegetariskt.
• •Ge exempel i frågan. "Gluten, laktos, nötter, vegetarisk" ger gästen en ingång. Ett tomt fält gör det inte.

4 formuleringar att använda i OSA:n

Kopiera, byt ut och använd det som passar er ton. Texterna är skrivna för ett digitalt OSA-formulär men fungerar lika bra i en pappersinbjudan eller ett mejl.

Två saker som gör skillnad oavsett version. Skriv svarsdatum i själva frågan ("senast 15 maj"). Och skriv att ni hellre får en rad för mycket än för lite. Då vågar fler gäster nämna sådant de annars hade låtit bli.

Använder ni Lovios digitala OSA kan ni lägga in egna frågor med flerval, ja/nej och fritext. Frågan kan också visas bara för vissa gäster, till exempel där barn ingår. Mer om andra OSA-format finns i annorlunda OSA.

Så ser listan till cateringen ut

Cateringen vill ha en enkel, entydig lista. Den ska inte läsa era mejl eller gissa vem som menar vad. Här är en mall som brukar fungera, men fråga alltid er leverantör vilket format den helst vill ha.

KOSTLISTA, [NAMN] & [NAMN], [DATUM]
Uppdaterad: [DATUM]   Totalt antal gäster: [ANTAL]

ALLERGIER (kräver särskild hantering)
Namn          | Allergi/överkänslighet | Spår OK? | Bord
[Förnamn E.]  | Jordnötter             | Nej      | 4
[Förnamn E.]  | Gluten (celiaki)       | Nej      | 7

PREFERENSER (ska ha eget alternativ)
Namn          | Kost                   | Bord
[Förnamn E.]  | Vegansk                | 2
[Förnamn E.]  | Vegetarisk             | 5

SAMMANFATTNING
Vegetarisk: [X]  Vegansk: [X]  Glutenfri: [X]  Laktosfri: [X]  Nötfri: [X]  Barnportioner: [X]

ÖVRIGT
[Kommentarer, till exempel "Gäst 12 kan äta fisk men inte skaldjur"]

Några saker som sparar er en mejlrunda:

• •Dela upp allergier och preferenser. Cateringen prioriterar allergier, och då ska de inte hamna mitt bland önskemål.
• •Ta med bordsnummer. Personalen serverar lättare rätt person om de vet var ni sitter. Hur ni bygger placeringen finns i bordsplacering bröllop.
• •Skriv "spår OK?" för varje allergi. Det är den frågan cateringen oftast ställer tillbaka.
• •Skicka en sammanfattning överst. Totalsiffrorna är det som styr inköp och portioner.
• •Märk versionen med datum. När listan ändras vet cateringen vilken som gäller.

Är ni osäkra på hur ni ska fråga cateringen om allergenhantering, ställ frågan direkt. Allergener i mat som serveras ska gå att redovisa, men hur noga ett kök arbetar med korskontaminering varierar. Be om besked skriftligt. Det som gäller generellt kring allergenmärkning hittar ni hos Livsmedelsverket.

Så samlar ni in svaren utan att jaga

Det mesta av jobbet sker före OSA-datumet, inte efter.

1. 1

   Samla allt i ett svar

   Frågan om kost ska ligga i samma formulär som ja eller nej. Skickar ni den separat kommer färre svar.

2. 2

   Sätt kostdeadline före cateringens deadline

   Fråga catering när de senast måste ha slutlista och antal. Lägg er egen deadline en vecka tidigare, så har ni marginal. Sju dagar är ett förslag, inte en regel.

3. 3

   Skicka påminnelse 2 till 3 gånger

   En vecka före, tre dagar före och på sista dagen fungerar för många. Håll ihop meddelandet: kort, vänligt, med länk.

4. 4

   Gå igenom svaren löpande

   Kolla listan en gång i veckan under insamlingen. Ni upptäcker oklara svar medan det finns tid att fråga.

5. 5

   Fråga om det som är oklart

   "Lite känslig för mjölk" kan betyda laktosintolerans eller mjölkallergi. Fråga vilket det är, även om det känns petigt.

Påminnelsetext att skicka

SMS passar bäst för kort påminnelse. Texterna nedan går att kopiera.

I Lovio kan ni filtrera på de gäster som inte har svarat och skicka SMS direkt från plattformen, med gästens namn och personlig OSA-länk automatiskt ifylld. Då slipper ni skriva ett meddelande per person. Se OSA-hantering för hela uppföljningsflödet och Lovios gästlista och OSA för verktyget.

Vad gör ni med sena svar?

Det kommer alltid några. En gäst som är ovan vid OSA, en som ändrar sig, en som glömde att nämna något. Gör så här:

• •Be cateringen om en ändringsmarginal redan nu. Fråga hur sent de kan ta emot ändringar och om det kostar extra. Många kök kan hantera enstaka ändringar sent, men det är inget ni ska anta.
• •Allergier går alltid före. Kommer ett sent svar om allergi, skicka det direkt till cateringen, även efter deadline. Ring om det är nära inpå.
• •Preferenser är lättare. En vegetarisk gäst som svarar sent går ofta att lösa med en extra portion. Fråga ändå.
• •Ha en reservplan. Fråga cateringen om det finns en rätt som fungerar för flera grupper på en gång, till exempel ett glutenfritt vegetariskt alternativ som kan plockas fram om något ändras sent. Vad som är realistiskt skiljer sig mellan leverantörer.
• •Sätt en gräns. Efter ett visst datum går inga fler ändringar in via formuläret. Säg det tydligt i påminnelsen, så vet gästerna att datumet gäller på riktigt.
• •Kolla dagen före. Be en person, gärna toastmastern eller en närstående, att bekräfta med köket på morgonen att allt stämmer. Då har ni en sista chans att fånga något. Läs mer om rollen i toastmaster bröllop.

Gäster som dyker upp med en allergi som aldrig nämnts händer ibland, trots allt arbete. Säg till personalen direkt. De flesta kök har en rutin för det och kan ofta ordna något, även om det inte blir exakt samma rätt som de andra får.

Vad ni gör med kommentarer som "Jag äter allt"

Några svarar att de äter allt. Låt det stå kvar. En kort notering i listan, "äter allt", visar att svaret kom, och att ni inte har missat gästen. Det gäller också er egen familj, som ibland tror att de inte behöver svara.

Det händer också att en gäst anger något som verkar vara en stark preferens snarare än en medicinsk allergi. Fråga inte varför. Följ det som står. Ni behöver inte bedöma vad som är "tillräckligt allvarligt", och cateringen kan själv fråga om de behöver förtydliga.

Vanliga misstag med kostpreferenser på bröllop

• •Frågan finns bara som fritext utan exempel. Gästerna vet inte vad ni vill ha och lämnar fältet tomt.
• •En lista per mejl. Lägg allt på ett ställe, annars hittar ingen rätt version.
• •Ingen egen deadline. Ni väntar på cateringens datum och får svar när det är för sent.
• •Allergi och preferens blandas. Cateringen kan inte prioritera om allt står i samma kolumn.
• •Ingen återkoppling. Skriv en rad till gäster med allergi: "Vi har skickat det vidare till cateringen." Det lugnar dem.
• •Listan skickas bara en gång. Skicka en uppdaterad version om något ändras, och ange datum.

Sammanfattning

• •Fråga i OSA-svaret, per person, med exempel och ett tydligt svarsdatum.
• •Skilj på allergi och preferens i både frågan och listan.
• •Använd mallen för cateringlistan: allergier först, bordsnummer med, totalsiffror överst.
• •Sätt er egen deadline ungefär en vecka före cateringens, och skicka 2 till 3 påminnelser.
• •Allergier före allt annat när sena svar kommer. Fråga cateringen om marginalen redan nu.
• •Fråga om det som är oklart och bekräfta med köket dagen före.

Vill ni slippa samla svar i mejl och kalkylblad? Med Lovios gästlista och digitala OSA anger gästerna allergier och kost direkt när de svarar, ni lägger till egna frågor och ser allt samlat. SMS-påminnelser skickar ni bara till dem som inte svarat. Gratis att börja.

Vanliga frågor om kostpreferenser på bröllop

Fler bröllopsguider