Hur lång tid ska gästerna få på sig att OSA?

Lokalen är bokad, datumet satt och inbjudningarna ligger redo. Sedan börjar väntan. Hur lång tid ska gästerna egentligen få på sig att svara, och när blir ett OSA-datum så avlägset att inbjudan hamnar i en byrålåda?

Det irländska bröllopsmagasinet One Fab Day har gått igenom frågan i en ny guide, och deras tumregler passar svenska bröllop förvånansvärt bra. Kärnan är en balans: ni vill veta så tidigt som möjligt vilka som kommer, men gästerna behöver tid att ordna ledigt, resor och barnvakt innan de kan lova något.

En snabb påminnelse för den som undrat: OSA står för "om svar anhålles", alltså vår svenska motsvarighet till franskans RSVP. Det datum ni skriver efter OSA på inbjudan är sista dagen ni vill ha besked.

Tumregeln: inbjudan 8–12 veckor innan, svar senast sex veckor innan

Enligt One Fab Day bör inbjudan gå ut minst åtta till tolv veckor före bröllopet. OSA-datumet lägger ni sedan senast sex veckor före dagen. Då hinner ni bekräfta antalet gäster med lokalen och cateringen, och har fortfarande marginal att bjuda in fler om några tackar nej.

Vill ni ha siffrorna klara ännu tidigare? Skicka inbjudan 12–16 veckor innan och gör OSA-datumet tydligt. Då kan ni börja jaga in saknade svar redan 8–10 veckor före bröllopet.

Därför spelar några veckor så stor roll

Antalet gäster styr nästan allt annat: hur mycket mat som beställs, hur många bord som dukas och, inte minst, bordsplaceringen. Den är pillig nog att göra en gång. Att göra om den för att gäster ni räknat med svarar sent och tackar nej är ingen rolig kväll.

“Bordsplaceringen är pillig nog att göra en gång – att göra om den för att någon svarade sent är ingen rolig kväll.”

Dessutom behöver många leverantörer ett slutgiltigt antal i god tid. Ju tidigare svaren kommer in, desto lugnare blir de sista veckorna.

Bröllop utomlands? Lägg på extra tid

Ska ni gifta er utomlands rekommenderar One Fab Day att save the date skickas minst nio månader innan och själva inbjudan minst fyra månader innan. Eftersom slutbetalningen till leverantörer ofta ska vara gjord ungefär en månad före bröllopet bör ni ha alla svar senast åtta veckor innan. Samma framförhållning gäller om många gäster reser hit från andra länder.

Gör det lätt att svara – så kommer svaren snabbare

Ju enklare det är att OSA, desto fortare kommer svaren. Ett frankerat svarskuvert i inbjudan är bekvämt för gästerna, men One Fab Day påminner om att porto snabbt kan äta upp en stor del av budgeten för trycksaker. Digitala svar är både smidigast och billigast: ett telefonnummer att sms:a till, eller en bröllopssida där gästerna svarar själva.

Ett smart knep från guiden: om ni har en reservlista och ont om tid när andra omgången inbjudningar ska ut, skicka dem digitalt. De kommer fram direkt och gästerna kan svara samma dag.

• 01Skicka inbjudan 8–12 veckor före bröllopet, eller 12–16 veckor om ni vill ha svaren tidigt.
• 02Sätt OSA-datumet senast sex veckor innan – och skriv det tydligt på inbjudan.
• 03Vid bröllop utomlands: save the date nio månader innan, inbjudan fyra månader innan, svar senast åtta veckor innan.
• 04Gör det enkelt att svara digitalt, via sms eller en bröllopssida.
• 05Ha en plan för reservlistan och skicka den omgången digitalt om tiden är knapp.
• 06Ring eller sms:a dem som inte svarat när OSA-datumet passerat.

När någon inte hör av sig

Även nära vänner och släkt glömmer att svara. Det är sällan illa menat. One Fab Day är rak på den punkten: det snabbaste är att helt enkelt ringa eller skicka ett sms. Har ni försökt i några dagar utan att få svar är det rimligt att räkna personen som att den inte kommer.

Det kan kännas hårt, men det är också en tjänst till er själva. Ni behöver kunna lämna besked till lokalen, ringa in reservlistan och lägga bordsplaceringen en gång för alla. Ett tydligt datum, ett enkelt sätt att svara och en vänlig påminnelse räcker oftast långt.